公文書管理制度
最終更新日 令和4年9月1日
ページ番号 184216
区では、公文書を区民共有の知的資源として適正に管理していくため、「世田谷区公文書管理条例」を制定し、令和2年4月1日に施行されました。また、区政に関する重要事項が記載された公文書を重要公文書とし、その保存期間が満了したものを特定重要公文書として永久に保存するとともに、特定重要公文書を一般の利用に供する制度を設ける必要があるため、令和4年4月1日に一部改正条例が施行されました。あわせて、重要公文書の評価選別の基準を策定しました。
特定重要公文書の利用請求について
(1)請求できる方
どなたでも請求することができます。
【利用請求手続きの流れ】
(2)請求対象となる特定重要公文書
特定重要公文書として、以下の目録に掲載されているもの。
以降、新たに特定重要公文書となったものについて、順次追加で掲載していきます。
特定重要公文書の目録はリンク先のページをご覧ください。
(3)請求の方法
以下のいずれかの方法（窓口・郵送・電子申請）で請求することができます。
※ファクシミリでの請求は受け付けておりません。
特定重要公文書利用請求書（Word）窓口での請求
区政情報課管理係（区役所第1庁舎3階33番窓口)に請求書を提出してください。
【受付時間】平日の午前8時30分から午後5時まで（土日・祝日等を除く）
郵送による請求
区政情報課管理係（〒154-8504 世田谷区世田谷四丁目21番27号）あてに請求書を郵送してください。
電子申請による請求
電子申請システム
から請求してください。
この電子申請による請求は、申請のみを電子的に行うものです。特定重要公文書の利用は、原則として窓口で行います。なお、請求内容について確認が必要な場合には、申請者あてに電話や郵送により連絡します。
（補足）
・この手続きには、ID登録が必要です。
※新型コロナウイルス感染症の拡大防止のため、極力、窓口での請求はご遠慮いただき、郵送又は電子申請でご請求いただきますようご協力をお願いいたします。
(4)利用までの期間
原則として、請求があった日の翌日から15日以内（土日・祝日等を除く）に、当該請求に対する決定をします。
ただし、やむを得ない場合は、決定までの期間を延長することがあります。
(5)利用にかかる費用
閲覧、視聴の場合は無料です。写しの交付の場合は有料で、例えば、A3版以下（単色）の文書は、1枚10円です。
郵送とした場合、郵便料金は実費相当額を負担していただきます。
(6)利用できない情報について
請求があった特定重要公文書は、利用に供することが原則ですが、次の情報に該当する場合は、例外として利用することができません。
- 法令等で公開しないものとされている情報
- 個人に関する情報で、利用制限事由に該当するもの
- 法人に関する情報で、利用制限事由に該当するもの
- 犯罪の予防、捜査等に関する情報で、利用制限事由に該当するもの
- 行政運営情報で、利用制限事由に該当するもの
(7)利用制限の決定に不服があるとき
区の決定に不満がある方は、行政不服審査法に基づく審査請求ができます。
この場合、区は、「世田谷区行政不服審査会」の意見を聴いて、審査請求についての裁決をします。
廃棄前の目録の公表
条例第8条第2項に基づき、廃棄前のフォルダ等の目録を公表します。
諮問第12号目録（令和2年度末に保存期間満了を迎え答申4号により1年間保存期間を延長した文書フォルダ目録）公文書の管理の状況
条例第9条に基づき、公文書の管理の状況を公表します。
公表は、前年度の状況について、8月頃にとりまとめて行います。
フォルダ管理表の公表について
条例第7条第2項に基づき、フォルダ管理表について公表します。
リンク先のページをご覧ください。
公文書の管理に関する定め
条例第10条第2項に基づき、公文書の管理に関する定めを公表します。
世田谷区公文書管理条例（一部改正）※区長部局、行政委員会、議会統一の文書管理- 世田谷区公文書管理条例の解釈・運用に関するガイドライン
- 【参考資料集】世田谷区公文書管理条例の解釈・運用に関するガイドライン
区長部局
他の実施機関（区長部局の文書の取扱いの準用）
関連リンク
このページについてのお問い合わせ先
総務部 区政情報課
電話番号 03-5432-2085
ファクシミリ 03-5432-3007