DX-Lab Report新たな行政経営への移行実現プラン 提案型ProjectTeam Supported by DX推進担当課 （ご注意） 発表した各事例については、実装に向け検証等を進めている段階のものです。 記載する効果等も、見込みのものとなります。 また、検証の結果、実装されない可能性もあります。 プロジェクトチーム設置の背景・目的 世田谷区のDX人材育成…業務を理解している各課の職員を育成することで、DXの推進を期待 チームの活動において重要視するのは、例え個人の範囲に留まるような小さなものであっても、自分で考え、自分で実行すること。 何か１つ自分なりの経験を積み、 次にチャレンジする力をつけてもらうこと。 プロジェクトチーム制度を活用し、メンバーはDX推進担当課を兼務。 学習や、業務を考える時間を確保し、メンバー発案の業務改善をメンバー相互で支援し合うチームを目指す。 利用可能なツールについて、機能や利用方法、業務改善における使いどころを学びます。 メンバーがそれぞれ考えた業務改善案を説明するための資料を作成し、各自で職場に説明します。 業務改善（ＢＰＲ）の手法として、業務フローの可視化、見直しに関するフレームワークを学びます。 デジタルツールを使った業務改善を実現するためのツール・仕組み等を試作し、実装につなげます。 Case1: 民間学童整備に関する問合せ受付・管理アプリの開発 課題感 01問合せ方法は電話です！ 電話で問合せを受電。必要事項を聴き取り、即回答のものは回答し、その他のものは折り返し対応。 作業が中断する。折返しも一度でつながらないことも。 電話内容をExcelへ転記 02Excel台帳あるある 問合せ記録はExcelで管理。入力方法が揃えられない。 （世田谷４−２１−２７、世田谷４丁目２１番２７） 検索がしづらい。最新情報も追えない。 03資料をあれこれ見比べて判断 この住所はどの学区域？ 地図を出してきて調べます。 整備優先度を、また別の地図を見て調べます。 Excelで同じ整備候補地の過去の記録を調べます。 成果物 問合せ受付・管理アプリ ２つの地図で確認していた学区域情報、整備優先度についてもデータベース化してアプリと連携。 アプリ内で該当の学区域と優先度の確認が可能に。 データの形式が揃い、検索や経過確認がカンタン。 改善効果 相談電話件数（目標）年間１００件を３０件に。 電話対応時間 １件あたり５分（体感）年間３５０分削減 資料と記録の参照時間１件あたり５分年間３５０分削減 年間１１時間以上の削減！ Case2: 保育園からの病院受診事故報告アプリの開発 課題感 01速報は電話、続報は書面… 紙記録をデータと突合させる。 保育園も速報済・未済を忘れる。 02同時作業が困難 紙記録のため、資料検索・確認に時間を要する。 上司は重大案件を除き基本的には決裁時しか確認できる機会がない。 03統計の作成が困難 媒体がバラバラ。 事故発生場所や負傷の種類による統計、園児ごとの事故履歴などデータにまとめることに非常に時間を要する。 成果物 事故報告アプリ 保育園は病院受診後すぐに速報をフォームに入力。 入力後、アプリから続報入力用 URLが届く。 速報で入力した内容は続報では自動転記され、入力事務負担が軽減。 保育課は速報が送信されると、メール通知。 紙に転記する事務や、続報との突合作業がなくなる。 入力データの形式が揃い、検索や統計が容易に。 担当職員以外も随時確認でき、情報共有もスムーズ。 事故報告に関連する事務がアプリ１つで完結。 改善効果 速報電話件数（目標）年間２６００件が１００件 電話対応1件あたり5分 速報の一覧表作成事務1件あたり３０秒 速報と続報の突合作業1件あたり1分３０秒 年間約３７日（稼働時間）の業務軽減！ Case 3:自治体間の照会受付のデジタル化 課題感 01同じ問合せが多数 照会方法は？ 依頼文どう書くの？ 回答まだ？ 回答もらったけど追加で聞きたい 電話の度に作業が止まる 担当者以外も対応に回る 02対応は折返し電話 一度で捕まらない 03問合せ記録がない!? これは回答済み？ どれくらい件数あるの？ いつどんな電話が多い？ 「業務の見える化」できない 成果物 ホームページ＆LoGoフォーム 照会方法を説明するホームページを新規作成 照会・問合せ専用フォームを作成しリンクを掲載 Point!! ?フォームはLGWANでのみアクセスできる設定に。 ?回答の鑑文に原則フォームから問い合わせるように記載。 ?フォームで受付・回答した内容は双方いつでも閲覧できる。 ?回答用テンプレートをいくつか作成し流用できるように。 改善効果 ?個人情報保護 ?回答忘れ防止 ?問合せ記録整備成果 目標 電話ゼロ！相談電話件数 ・平常時（11ヶ月）1日10件 ・繁忙期（1ヶ月）1日30件 電話対応時間1件あたり10分（体感） 合計133時間